Kommunikationskanäle für die Öffentlichkeitsarbeit: Online, offline, persönlich.

1. Website: Eure Visitenkarte

Websites sind die zentrale Anlaufstelle für fast alle Menschen, die mehr Informationen über euch suchen: Wer mehr über euch erfahren will, wird über eine Suchmaschine auf eurer Website landen. Hier sollten also übersichtlich Infos für alle eure Interessengruppen zur Verfügung stehen:

• Infos für Menschen, an die sich eure Angebote richten
• Infos für Menschen, die spenden wollen
• Infos für Förderer und Multiplikatoren
• Infos für zukünftige Mitglieder (auch: Mitgliedsantrag zum Herunterladen)
• Infos für Mitglieder (ggf. in passwortgeschütztem Bereich)
• Ggf. Infos für Eltern, die ihre Kinder zu euren Angebote schicken wollen
• Ggf. Infos für Lehrkräfte/Schulen

Damit die Interessengruppen gleich finden, was sie suchen, sollten diese Bereiche auch gut erkennbar sein. Ihr könnt die Bereiche z.B. über das Menü eurer Website kenntlich machen, hier ein Beispiel für eine Menüstruktur:

• Über unseren Verein
• Aktuelles (der Platz für Pressemitteilungen, Berichte, Fotogalerien etc.)
• Angebote für Kinder
• Angebote für Erwachsene
• Angebote für Schulen
• Mitmachen (Anschauliche Darstellung eurer Vereinsarbeit und Mitgliedschaftsantrag)
• Spenden
• Für Mitglieder

Außerdem gibt es auf Websites Pflichtangaben, die ihr bereitstellen müsst:

• Impressum
• Datenschutzerklärung
• Cookie-Banner

Weitere Infos findet ihr im Handbuch „Homepage“ von digital verein(t).

2. Rundmails, Newsletter, Rundbriefe, Chatgruppen

Die verschiedenen Formen des klassischen Rundbriefs nutzen viele Vereine für ihre interne Kommunikation: also dafür, aktuelle Infos an Mitglieder, Freunde und Förderer des Vereins oder an Interessierte (z.B. an bestimmten Vereinsangeboten) weiterzugeben. Diese Kanäle sind also wunderbar geeignet, um Menschen, die euch schon kennen und schätzen, an den Verein zu binden und auf dem Laufenden zu halten. Welche Plattformen ihr dabei nutzt, kommt auf eure Zielgruppen und Ressourcen an. Hier einige Beispiele:

• Rundbrief zweimal im Jahr für ältere Mitglieder
• Rundmails an die Mitglieder (per E-Mail-Programm)
• Gut geeignet für größere Verteiler: Newsletter mit einem Datenschutz-Grundverordnung-kompatiblen Newsletter-Tool: Hier werden die Datenschutzvorgaben wie korrekter An- und Abmeldevorgang, Einbinden der Anmeldung auf der Homepage, Schutz der E-Mail-Adressen und richtiges Impressum von einer Software erledigt. Außerdem gibt es Gestaltungsmöglichkeiten mit Farben, Logo, Schriftarten und Fotos.
• Chatgruppen (z.B. Signal, Threema): Achtung, viele Messenger, z.B. Whatsapp, sind nicht mit der Datenschutz-Grundverordnung konform. Weitere Infos findet ihr auf der Seite der Stiftung Datenschutz.

3. Papier-Kanäle: Plakate, Flyer, Aushänge, Wurfzettel

Auch wenn immer mehr Menschen digitale Kanäle nutzen, haben die klassischen Papiermedien manchmal Vorteile: Wenn ihr Interessengruppen erreichen wollt, die eher nicht im digitalen Raum unterwegs sind oder wenn ihr eure Informationen an bestimmten Orten platzieren wollt, zum Beispiel beim Bäcker, als Aushang in der Kirche oder in Arztpraxen. Mit diesen Tipps werden eure Plakate, Flyer und Aushänge erfolgreich.

• Nutzt ein einheitliches Design (z.B. Schriftart und Farben, Vereinslogo, Fotos)
• Nutzt z.B. Vorlagen in Word, Powerpoint oder auf der Online-Plattform Canva (für Vereine gibt’s die Pro-Version kostenlos)
• Gestaltet die Medien übersichtlich (große Überschrift, nicht zu kleine Schriftarten, ein oder zwei große Fotos, Logo groß genug, nicht zu viel Text)
• Fügt einen QR-Code ein (so könnt ihr weitere Infos auf die Website auslagern)
• Fügt immer Kontaktdaten ein (Website, E-Mail und/oder Telefonnummer, ggf. Adresse des Vereins/eines Veranstaltungsortes)
• Beantwortet diese Fragen auf dem Medium: Wer? Was? Wo? Wann? Wie?
• Gestaltet die Inhalte zielgruppengerecht: Hier erfahrt ihr mehr zu zielgruppengerechter Kommunikation.
• Übrigens: Die PDF-Datei von einem Flyer oder einem Plakat lässt sich auch wunderbar als E-Mail-Anhang oder im privaten Netzwerk über Messenger weiterverbreiten.

4. Social Media

In vielen Verein gibt es die Hoffnung, dass Social-Media-Plattformen der ideale Kanal sein könnten, um junge Zielgruppen zu erreichen. Tatsächlich sind die mit der Mode wechselnden Plattformen für viele Menschen unter 30 Jahren die wichtigste Informationsquelle. Doch damit eure Öffentlichkeitsarbeit dort Erfolg hat, gibt es einige Dinge zu beachten. Entscheidet euch nur für eine Aktivität auf diesen Plattformen, wenn ihr eure Ziele dort auch wirklich erreichen könnt.

• Habt ihr Angebote für junge Zielgruppen? Nur, wenn ihr passende Inhalte habt, könnt ihr über die sozialen Netzwerke auch Aufmerksamkeit erzeugen. Hier erfahrt ihr, wie zielgruppengerechte Inhalte aussehen.
• Könnt ihr junge Personen die Kanäle pflegen lassen? Auf den Plattformen gibt es eine bestimmte Art von Sprache, Trends und Inhalten, die junge Menschen meist besser kennen und beherrschen. Könnt ihr Kinder oder Enkel von Mitgliedern mit einem Ehrenamt einbinden?
• Könnt ihr die passenden Medien produzieren? Für Facebook braucht ihr Fotos und Links, für Instagram Fotos und Videos, für TikTok Videos – wer kann diese Inhalte bei euch regelmäßig produzieren?
• Habt ihr realistische Ziele? Das Ziel, junge Leute, die euch noch nicht kennen, über Instagram zu einer Mitgliedschaft zu überreden, ist schwer zu erreichen. Dafür bräuchtet ihr tägliche, zielgruppengerechte Inhalte, die euch eine hohe Reichweite bescheren – meist ist das ehrenamtlich nicht zu leisten. Für einige Vereine funktioniert es aber gut, bestehende Mitglieder über Social-Media-Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten oder dort ganz bestimmte Infos an Interessierte zu verbreiten, zum Beispiel aktuelle Abholzeitpunkte der Lebensmittelretter-Gruppe, die Termine der nächsten Erste-Hilfe-Kurse oder das Halbjahresprogramm im Sportverein.

5. Klassische Pressearbeit: Mit Medien zusammenarbeiten

Ihr möchtet Menschen ab ca. 40 Jahren oder älter ansprechen, zum Beispiel weil sie bei euch Mitglied sind oder werden sollen oder weil sie die Zielgruppe eurer Angebote und Veranstaltungen sind? Dann können die lokalen Medien noch immer eine gute Plattform für eure Öffentlichkeitsarbeit sein.

Pressearbeit erfordert heute etwas mehr Aufwand als früher – wegen der Sparmaßnahmen in vielen Medienunternehmen ist die beste Strategie, den Redaktionen möglichst viel von der Recherchearbeit abzunehmen, indem man Themen schon gut aufbereitet präsentiert.

Entscheidend für den Erfolg eurer Pressearbeit ist:

• Dass ihr gute Pressemitteilungen an die Medien verschickt – hier geht‘s zur Anleitung für Pressemitteilungen
• Dass ihr den Kontakt zu den Medien pflegt – hier erfahrt ihr, wie ihr mit Redaktionen umgeht
• Dass ihr die Werkzeuge der Pressearbeit richtig nutzt – hier erfahrt ihr alles über Interviews, Pressegespräche und Pressekonferenzen
• Dass ihr alle Medien in eurer Region kennt: Gibt es neben der Lokalzeitung auch einen Radiosender, einen Fernsehsender, einen lokalen Podcast, ein lokales Online-Portal, ein Gemeinde- oder Stadtblatt oder ein Veranstaltungsmagazin? Besorgt euch (über Google-Suche oder von anderen Vereinen) die Kontaktdaten und versorgt sie mit euren Pressemitteilungen.

6. Veranstaltungen und weitere Kanäle: Auch das ist Öffentlichkeitsarbeit!

Welche Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit für euren Verein sinnvoll und erfolgreich sind, hängt stark von euren Zielen ab. Was wollt ihr eigentlich erreichen? Wenn ihr das klar sagen könnt, darf die dazu passende Öffentlichkeitsarbeit gerne auch kreativ und ungewöhnlich und genau auf eure Bedarfe abgestimmt sein. Neben klassischen Medien oder digitalen Kanälen sind Veranstaltungen wirkungsvolle Formate der Öffentlichkeitsarbeit. Denn sie machen euren Verein sichtbar, erlebbar und ermöglichen direkten Austausch mit interessierten Menschen.

Veranstaltungen als Kommunikationskanäle:

• Treffen im Park: Deutsch-französischer Kommunikationsverein möchte gerne konstant 10-15 Mitglieder haben. Treffen der Konversationsrunde mit Flaggen an einem auffälligen Platz im Park locken immer wieder einzelne Neugierige an.
• Stammtisch mit festem Termin: Immer montags um 18 Uhr im Sportheim können alle Mitglieder Aktuelles aus dem Verein erfahren. Wer ein Thema hat, kommt vorbei.
• Infostand: Mit einem Infostand auf dem Stadtfest mit einer kleinen Attraktion werden immer wieder Menschen auf den Verein aufmerksam.
• Sommerfest des Sportvereins: Das jährlich stattfindende Sommerfest mit Hüpfburg und Mitmachangeboten für Kinder schafft eine familiäre Atmosphäre und macht den Verein für neue Familien attraktiv.

Ungewöhnliche oder kreative Wege der Öffentlichkeitsarbeit:

• Persönlicher Besuch: Weil der Verein viele ältere Mitglieder hat, die nicht mehr so mobil und nicht in digitalen Kanälen erreichbar sind, gibt es kurz vor Weihnachten Haustürbesuche, die jüngere Mitglieder ausführen. Ziel: Kontakt halten.
• Podcast: Ein medienaffiner Student im Verein produziert regelmäßig Audio-Interviews, um auf das Thema des Verbands aufmerksam zu machen und Wissen zu verbreiten.
• Werbung auf dem Autoanhänger: Verein, der ein Musikfestival organisiert, will auf einem Parkplatz das Publikum aufmerksam machen.
• Flashmob oder spontane Aktion: Eine kurze öffentliche Aktion auf dem Marktplatz oder vor einem Rathaus zieht Aufmerksamkeit auf das Thema oder eine kommende Veranstaltung.

7. Wer macht’s?

Die zentrale Frage bei allen Kommunikationskanälen ist natürlich: Wer hat Zeit, sich darum zu kümmern? Deswegen ist es so wichtig, sich als Verein nicht mit zu vielen unterschiedlichen Plattformen und Kommunikationsmaßnahmen zu überfordern. Hier einige Tipps und Strategien:

• Zuständige Personen festlegen: Es ist nie gut, wenn nur eine Person verantwortlich und eingearbeitet ist. Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Social Media kann viel Arbeit und man sollte zumindest immer eine Vertretung in der Hinterhand haben. Im besten Fall gibt es eine ganze Arbeitsgruppe zu diesem Bereich. (Speichert Passwörter zu Accounts von Instagram, Canva etc. zentral, damit bei einem Ausfall des Ehrenamtlichen der Verein Zugriff hat, nutzt keine privaten Accounts)
• Talente im Verein nutzen: Jemand macht gute Fotos, eine junge Person hat Wissen zu Videodrehs mit dem Smartphone, jemand schreibt gut, jemand kennt sich beruflich mit Newslettern aus? Bildet ein Team für die Öffentlichkeitsarbeit und versorgt euch gegenseitig mit Material – nicht alles können Schriftführerinnen und Schriftführer allein bewältigen!
• Social-Media-Pflege als Ehrenamt: Kinder von Mitgliedern und deren Freunde haben vielleicht Lust, ein Instagram-Profil aufzubauen und zu pflegen. Ein solches Engagement ist super für den Lebenslauf der jungen Leute.
• Freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden: Oft arbeiten lokale Medien mit so genannten „Freien“ – das sind Honorarkräfte, die Beiträge produzieren, aber nicht in den Medienhäusern angestellt sind. Vielleicht lässt sich eine solche Person dafür gewinnen, regelmäßig eure Themen zu bearbeiten und als eigene Beiträge an die lokalen Medien zu verkaufen.
• Inhalte mehrfach verwerten: z.B. Pressemittelung an die Presse schicken, unter „Aktuelles“ auf die Website stellen, als Kurzversion in den Newsletter einbauen (und die lange Version auf der Website verlinken), als Kurzversion mit Foto als Facebook-Post nutzen.