Muster: Protokoll der Mitgliederversammlung (e.V.)

Protokoll der [ordentlichen/außerordentlichen] Mitgliederversammlung

[Name des Vereins] e.V.

Datum: [TT.MM.JJJJ]

Ort: [Straße, PLZ Ort]

Beginn: [XX:XX] Uhr

Praxistipp: Bei Online- oder Hybrid-Versammlungen: Genutzte Plattform und Art der Durchführung angeben.

Anwesende Mitglieder: [Anzahl] laut beigefügter Anwesenheitsliste

Vertretene Mitglieder: [Anzahl, falls Vertretungen laut Satzung zulässig]

Praxistipp: Die Anwesenheitsliste ist wichtig für den Nachweis der Beschlussfähigkeit. Prüft in eurer Satzung, ob ihr ein bestimmtes Quorum braucht.

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Die/Der Vorsitzende [Name] eröffnete die Versammlung und stellte die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit fest.

Praxistipp: Erwähnt hier, wie und wann eingeladen wurde (z.B. “durch schriftliche Einladung vom [Datum]”).

Die Versammlung beschloss folgende Tagesordnung:

• Bericht des Vorstands
• Kassenbericht
• Bericht der Kassenprüfung
• Entlastung des Vorstands

• [Weitere Punkte nach Bedarf, z.B.:

  • Wahlen
  • Satzungsänderungen
  • Projektplanungen
  • Beitragsänderungen]
• Verschiedenes

Praxistipp: Die Tagesordnung muss alle Punkte enthalten, zu denen Beschlüsse gefasst werden sollen. Unter “Verschiedenes” können keine Beschlüsse gefasst werden!

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Zu TOP 1: Bericht des Vorstands

[Kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte]

Zu TOP 2: Kassenbericht

[Wichtigste Zahlen und Entwicklungen]

Praxistipp: Bei den Berichten reichen Stichpunkte zu den Kernaussagen. Detaillierte Unterlagen können als Anlage beigefügt werden.

Zu TOP 3: Bericht der Kassenprüfung

Die Kassenprüfung [Namen] berichtete von der Prüfung am [Datum] und stellte [Ergebnis] fest.

Zu TOP 4: Entlastung des Vorstands

Die Entlastung wurde mit folgendem Ergebnis beschlossen:

[X] Ja-Stimmen, [X] Nein-Stimmen, [X] Enthaltungen

Praxistipp: Bei allen Abstimmungen immer die genauen Zahlen angeben. Formulierungen wie “mit großer Mehrheit” sind nicht ausreichend.

[Bei weiteren Beschlüssen jeweils dokumentieren:

• Wortlaut des Antrags
• Abstimmungsergebnis mit genauen Zahlen
• Bei Wahlen: Vollständige Daten der Gewählten und Annahmeerklärung]

Praxistipp: Bei Satzungsänderungen: Den genauen Wortlaut der Änderung im Protokoll festhalten.

Zu TOP [X]: Verschiedenes

[Wichtige Diskussionspunkte in Stichpunkten]

Ende der Versammlung: [XX:XX] Uhr

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[Ort, Datum]

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[Name Versammlungsleitung] [Name Protokollführung]

Praxistipp: Unterschriften nicht vergessen! Prüft in eurer Satzung, wer das Protokoll unterschreiben muss.

Anlagen:

• Anwesenheitsliste
• [Weitere Anlagen wie Präsentationen, Finanzberichte etc.]