Buchführung im Verein: Von der Pflicht zur Praxis

Grundlagen der Vereinsbuchführung

Was müsst ihr dokumentieren?

• Alle Einnahmen und Ausgaben
• Vermögenswerte des Vereins
• Bei Gemeinnützigkeit: Trennung nach steuerlichen Bereichen (siehe auch FAQ „Wirtschaftliche Betätigung im Verein“)
• Belege für alle Geschäftsvorfälle

Formen der Buchführung

Für die meisten Vereine reicht die einfache Buchführung:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR), auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genannt (nach §4 Abs. 3 EstG)
• Dokumentation nach Zu- und Abfluss

Beispiele: Mitgliedsbeitrag 2025 am 15.1.2025 eingegangen / Raummiete für Workshop xy am 20.1.2025 bezahlt

• Bestandsverzeichnis für Vermögensgegenstände wie Möbel, Elektrogeräte, Fahrzeuge, z.B. als Excel-Tabelle mit Spalten für Beschreibung, Anschaffungsdatum und Wert

Wann braucht ihr eine doppelte Buchführung?

Wenn im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (siehe auch FAQ „Wirtschaftliche Betätigung im Verein“) die Umsätze 800.000 € übersteigen oder der Gewinn über 80.000 € liegt.

Wer macht die Buchhaltung?

Wer ist verantwortlich?

Grundsätzlich trägt der Vorstand die rechtliche Verantwortung für die Buchführung, auch wenn er Aufgaben delegiert.

Der Vorstand muss:

• Eine geordnete Buchführung sicherstellen
• Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung ablegen
• Die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten erfüllen

Wer kann die Buchführung übernehmen?

• In der Praxis kann jedes engagierte Vereinsmitglied, meist zum Beispiel der Kassenwart oder die Schatzmeisterin, die Buchhaltung übernehmen.
• Es sind keine besonderen Qualifikationen notwendig, lediglich Sorgfalt und Genauigkeit sowie die Bereitschaft, sich in die Grundlagen der Vereinsbuchführung einzuarbeiten.
• Bei größeren Vereinen wird die Buchhaltung häufig auch an eine Steuerkanzlei oder eine externe Buchhaltungskraft übergeben.

So teilt ihr die Arbeit auf:

• Eine Person führt die laufende Buchhaltung
• Eine zweite Person prüft regelmäßig (Vier-Augen-Prinzip)
• Der Vorstand behält den Überblick
• Die Kassenprüferinnen und Kassenprüfer kontrollieren jährlich

Praktische Tipps für den Einstieg:

• Fangt klein an: Eine übersichtliche Excel-Tabelle reicht für den Start
• Lasst euch von erfahrenen Vereinskollegen helfen
• Tauscht euch mit anderen Vereinen aus
• Bei Unsicherheit: Holt euch Rat beim Steuerberater

Aufzeichnungspflichten

Was fordert das Vereinsrecht?

Der Vorstand muss vorlegen:

• Geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben
• Zugehörige Belege
• Bestandsverzeichnis des Vereinsvermögens

Was fordert das Finanzamt?

Bei Gemeinnützigkeit:

• Trennung nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
• Nachweis der zeitnahen Mittelverwendung
• Dokumentation von Rücklagen

Der Umgang mit Belegen

Die geordnete Ablage von Belegen ist das A und O der Buchführung.

Anforderungen an Belege

• Fremdbelege müssen immer im Original vorliegen.
• Nur ausnahmsweise dürfen dafür Ersatzbelege ausgestellt werden
• Auf einen Beleg muss mindesten vermerkt sein: Wer, an wen, wann, wieviel, wofür berechnet
• Bei Fremdbelegen bis 250 € ist keine Rechnungsanschrift (des Vereins) erforderlich.
• Ist auf dem Beleg nicht die Vereinsanschrift angegeben muss ein Zusatzbeleg für die Kostenerstattung ausgestellt werden.

Digitale Belege

• Belege, die digital eingehen (z.B. als PDF), müssen digital aufbewahrt werden
• Papierbelege dürfen digitalisiert (eingescannt) werden. Es muss aber eine Verfahrensbeschreibung zu den Unterlagen genommen werden.
• Digitale Belege müssen geordnet, d.h. mit einem nachvollziehbaren Ablagesystem gespeichert und gegen Verlust gesichert werden
• E-Rechnung müssen im Originalform archiviert werden

Praktische Umsetzung

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Eure Buchführung muss:

• Vollständig und richtig sein
• Zeitnah erfolgen. Hierfür gibt es keine Vorgaben wie schnell. Wichtig ist die laufende geordnete Ablage der Belege.
• Nachvollziehbar und klar sein
• Belege als Grundlage haben

Dürft ihr Excel nutzen?

• Ja, für Aufstellungen und Auswertungen
• Nicht für originäre Belege, z.B. handschriftliche Kassenbücher oder Rechnungen im Original. Diese müssen unveränderbar aufbewahrt werden.
• Tipp: Erstellt Dokumente mit Excel und speichert sie als PDF

Welche Software gibt es für die Buchführung für Vereine?

• Einen aktuellen Vergleich findet ihr hier.

Checkliste: Buchführung im Verein

Wie läuft die Buchführung praktisch ab? Unsere Checkliste hilft euch dabei!

FAQ Kassenführung

Als Verein müsst ihr eure Finanzen ordnungsgemäß dokumentieren. Eine wichtige Rolle spielt dabei die korrekte Kassenführung. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Grundlagen und gibt praktische Tipps für die Umsetzung. Zum FAQ mit häufig gestellten Fragen zu Kassenführung

Kontenrahmen

Ein Kontenrahmen ist ein Plan, der alle Konten auflistet, die für die Buchhaltung eines Vereins benötigt werden. Er hilft euch dabei, Einnahmen und Ausgaben strukturiert zu erfassen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Zum Artikel „Kontenrahmen“