Checkliste: Buchführung im Verein

Vor dem Start

Grundstruktur schaffen:

☐ Vereinskonto eröffnet?

☐ Verantwortlichkeiten im Vorstand geklärt: Kassenführung, Prüfung?

☐ Satzung auf Vorgaben zur Mittelverwendung geprüft?

System aufsetzen:

☐ Übersicht über typische Einnahmen erstellt (Mitgliedsbeiträge, Spenden, Veranstaltungen)?

☐ Übersicht über regelmäßige Ausgaben erstellt (Miete, Versicherungen, Material)?

☐ Buchhaltungssoftware ausgewählt und eingerichtet?

☐ Ablagesystem für Belege organisiert?

Laufende Buchhaltung

Tägliche/Wöchentliche Aufgaben:

☐ Einnahmen und Ausgaben zeitnah erfassen

☐ Belege sammeln und sicher aufbewahren

☐ Bargeldkasse führen, falls vorhanden

☐ Zahlungseingänge überwachen

Monatliche Aufgaben:

☐ Kontoauszüge prüfen und abheften

☐ Barkasse mit Kassenbuch abgleichen

☐ Offene Forderungen wie z.B. noch nicht bezahlte Mitgliedsbeiträge prüfen

☐ Backup der Buchhaltungsdaten erstellen

Besonderheiten bei Gemeinnützigkeit

Getrennte Aufzeichnung nach Bereichen:

☐ Ideeller Bereich, z.B. Mitgliedsbeiträge, Spenden

☐ Vermögensverwaltung, z.B. Zinsen, langfristige Vermietung

☐ Zweckbetrieb, z.B. satzungsgemäße Veranstaltungen

☐ Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, z.B. Vereinsgaststätte

Spendenverwaltung:

☐ Zuwendungsbestätigungen korrekt ausstellen

☐ Kopien der Bestätigungen aufbewahren

☐ Rücklagen ordnungsgemäß bilden und dokumentieren

Jahresabschluß vorbereiten

Unterlagen zusammenstellen:

☐ Alle Kontoauszüge vollständig?

☐ Alle Belege vorhanden und geordnet?

☐ Inventarliste aktuell?

☐ Protokolle wichtiger Beschlüsse griffbereit?

Prüfungen vorbereiten:

☐ Termin Kassenprüfer frühzeitig vereinbaren

☐ Unterlagen für Kassenprüfung zusammenstellen, Räumlichkeit für Prüfung organisieren

☐ Jahresabschluss erstellen

☐ Präsentation für Mitgliederversammlung vorbereiten

Aufbewahrung und Datensicherung

Belege sicher aufbewahren:

☐ Originalbelege 10 Jahre aufbewahren

☐ Digitale Dokumente revisionssicher archivieren

☐ Regelmäßige Backups erstellen

☐ Zugriffsberechtigungen dokumentieren

Wichtig: Diese Checkliste ist eine Orientierungshilfe. Je nach Größe und Art eures Vereins können zusätzliche Anforderungen gelten. Lasst euch im Zweifelsfall von einem Steuerberater beraten.

Diese Checkliste wurde vom VereinsWiki zur Verfügung gestellt.