Checkliste: Mitgliederversammlung durchführen

Erste Planung (4-6 Wochen vorher)

Grundlagen klären:

☐ Termin wählen (Tipp: Achtet auf typische Verhinderungen wie Ferien oder andere Großveranstaltungen)

☐ Veranstaltungsort festlegen:

• Vereinsheim oder externe Location?
• Größe passend zur erwarteten Teilnehmerzahl?
• Gut erreichbar für alle?

☐ Tagesordnung mit Vorstand abstimmen

☐ Bei Wahlen: Frühzeitig mögliche Kandidatinnen oder Kandidaten ansprechen

Praxistipp: Plant lieber etwas mehr Zeit ein – gerade, wenn Wahlen oder wichtige Beschlüsse anstehen.

Ausstattung nach Vereinsgröße:

☐ Raumbestuhlung planen

☐ Benötigte Technik klären:

• Kleine Runde: Tischvorlagen reichen meist
• Mittlere Größe: Vielleicht Beamer für Präsentation
• Große Versammlung: Eventuell auch Mikrofon/Lautsprecher

☐ Abstimmungsmodus festlegen (Handzeichen? Stimmkarten? Wahlzettel?)

Vorbereitung (2-3 Wochen vorher)

Einladung versenden:

☐ Form laut Satzung wählen (Post/E-Mail)

☐ Pflichtangaben prüfen:

• Datum, Uhrzeit, Ort
• Vollständige Tagesordnung
• Bei Satzungsänderungen: Neue Texte

☐ Anfahrtsbeschreibung/Wegeskizze beifügen (wenn nötig)

Berichte vorbereiten:

☐ Tätigkeitsbericht des Vorstands

☐ Kassenbericht

☐ Kassenprüfbericht organisieren

☐ Eventuell: Präsentation oder Handouts

Tipp: Bereitet die Berichte so vor, dass sie auch für Nicht-Experten verständlich sind.

Letzte Vorbereitungen (1-2 Tage vorher)

Raum herrichten:

☐ Bestuhlung aufbauen

☐ Technik testen (falls verwendet)

☐ Ausschilderung anbringen (bei Bedarf)

☐ Getränke bereitstellen

Unterlagen bereitlegen:

☐ Teilnehmerliste

☐ Aktuelle Satzung

☐ Protokoll der letzten Versammlung

☐ Abstimmungsunterlagen nach Bedarf

☐ Protokollvorlagen

Praxistipp: Eine gut sortierte Vereinsmappe macht euch das Leben leichter.

Während der Versammlung

Zu Beginn:

☐ Teilnehmerliste auslegen

☐ Beschlussfähigkeit feststellen

☐ Protokollführung regeln

☐ Tagesordnung bestätigen lassen

Bei Abstimmungen:

☐ Mehrheitsverhältnisse laut Satzung beachten

☐ Ergebnisse genau festhalten:

• Ja-Stimmen
• Nein-Stimmen
• Enthaltungen

☐ Bei Wahlen: Annahme bestätigen lassen

Tipp: Lieber einmal mehr nachzählen als später Ärger haben.

Nach der Versammlung

Dokumentation:

☐ Protokoll zeitnah fertigstellen (nutzt unser Musterprotokoll)

☐ Nötige Unterschriften einholen

☐ Wichtige Unterlagen abheften

☐ Beschlüsse umsetzen

Bei Änderungen:

☐ Vorstandswechsel beim Registergericht anmelden (wenn nötig)

☐ Satzungsänderungen notariell beglaubigen lassen

☐ Bankvollmachten aktualisieren (bei Vorstandswechsel)

☐ Mitglieder über wichtige Beschlüsse informieren

Praxistipp: Legt einen Ordner “Mitgliederversammlung [Jahr]” an. Das hilft auch bei der Vorbereitung im nächsten Jahr.*

Die Versammlung attraktiv gestalten

Die Mitgliederversammlung ist ein wichtiges formelles Ereignis - klar. Aber sie muss keine langweilige Pflichtveranstaltung sein. Im Gegenteil: Sie ist die perfekte Gelegenheit, eure Mitglieder zusammenzubringen, Austausch zu fördern und das Vereinsleben zu stärken. Mit ein paar einfachen Ideen macht ihr aus der Pflicht eine beliebte Veranstaltung.

☐ Rahmenprogramm überlegen:

• Kurzer Fachvortrag zum Vereinsthema
• Bildervortrag von besonderen Aktivitäten
• Externe Expertin oder Experten einladen
• Ehrungen verdienter Mitglieder

☐ Atmosphäre schaffen:

• Gemütliche Bestuhlung
• Gute Beleuchtung
• Ansprechende Dekoration
• Namensschilder für neue Mitglieder?

☐ Für das leibliche Wohl sorgen:

• Getränkeauswahl
• Kleine Snacks
• Vielleicht gemeinsames Essen danach?

Praxistipp: Plant attraktive Programmpunkte ans Ende - dann können Mitglieder frei entscheiden, ob sie noch bleiben möchten. Ein spannender Vortrag oder eine Bildershow von der letzten Vereinsaktivität macht die Versammlung interessant und fördert nebenbei den Zusammenhalt in eurem Verein.

Diese Checkliste wurde vom VereinsWiki zur Verfügung gestellt.