Datenschutz im Verein – Die wichtigsten Grundlagen

Datenschutz – einfacher als gedacht

Als Verein verarbeitet ihr personenbezogene Daten – das lässt sich gar nicht vermeiden. Mit ein paar Grundregeln könnt ihr dabei alles richtig machen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt euch dafür einen sicheren Rahmen.

Drei wichtige Grundsätze

Erlaubnis einholen

• Für die Mitgliederverwaltung braucht ihr keine extra Erlaubnis
• Für Fotos und Newsletter holt ihr eine Einwilligung ein
• Für die Vereinsarbeit nötige Daten dürft ihr verarbeiten

Zweck beachten

• Nutzt Daten nur für den in der Vereinssatzung angegebenen Zweck
• Informiert die Mitglieder transparent
• Speichert nur, was ihr wirklich braucht

• Löschfristen

  • Nach Austritt: Daten zeitnah löschen
  • Ausnahme: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Praxistipp: Denkt daran, dass ihr für neue Zwecke eine zusätzliche Einwilligung benötigt.

Sicherheit gewährleisten

• Daten sicher aufbewahren

  • Sichere Passwörter verwenden
  • Digitale Daten verschlüsseln
  • Papierakten wegschließen
  • Alte Unterlagen sicher entsorgen
  • Regelmäßige Backups machen

• Zugriffe regeln

  • Nur wer Daten braucht, erhält Zugang
  • Berechtigungen dokumentieren
  • Regelmäßig überprüfen

Diese Daten dürft ihr erheben

Basis-Daten für die Mitgliedschaft

• Name und Anschrift
• Geburtsdatum
• Bankverbindung (bei Lastschrift)
• Eintrittsdatum
• Mitgliedsnummer

Je nach Vereinszweck zusätzlich möglich:

• Telefonnummer und E-Mail (mit Einwilligung)
• Lizenzen und Qualifikationen (z.B. im Sport)
• Wettkampfergebnisse
• Funktionen im Verein

Wichtig: Besonders sensible Daten wie Gesundheitsdaten oder religiöse Überzeugungen dürft ihr nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung erheben.

Die wichtigsten Dokumente

Diese Dokumente braucht ihr für einen sicheren Umgang mit Personendaten unbedingt:

• Datenschutzerklärung für die Website
• Einwilligungsformulare (z.B. für Fotos)
• Verzeichnis der Datenverarbeitung
• Dokumentation der Löschfristen

Hinweis: Nutzt die kostenfreie Broschüre „Anforderungen der DSGVO an kleine Unternehmen und Vereine“ des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht. Sie enthält hilfreiche Erklärungen und Muster, die euch die Umsetzung der DSGVO erleichtern.

Checkliste: Die ersten Schritte

Das Minimum für mehr Sicherheit

☐ Überblick verschaffen: Welche Daten habt ihr wo?

☐ Zugriffe regeln: Wer darf was?

☐ Basis-Dokumente erstellen

☐ Team informieren

Regelmäßig prüfen

☐ Sind alle Einwilligungen aktuell?

☐ Haben Ex-Mitglieder noch Zugriff?

☐ Sind die Dokumente auf dem neuesten Stand?

☐ Funktionieren die Sicherungsmaßnahmen?

Weitere hilfreiche Quellen

Handbuch Mitgliederdaten: Schützen, verwalten und verwenden von “digital verein(t)”