Datenschutzbeauftragte im Verein

Wann braucht ein Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Die gute Nachricht gleich vorweg: Die meisten kleinen und mittleren Vereine brauchen gar keinen Datenschutzbeauftragten. Hier seht ihr, wann ihr einen benötigt - und wann nicht.

Die wichtigste Regel

Euer Verein braucht erst dann einen Datenschutzbeauftragten, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten. Dabei zählen:

• Vorstandsmitglieder, die Mitgliederdaten verwalten
• Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Zugriff auf Teilnehmerlisten
• Ehrenamtliche, die Newsletter verschicken
• Kassenwartin oder Kassenwart mit Zugriff auf Kontodaten

Ausnahme: Besonders sensible Daten

Auch bei weniger als 20 Personen braucht ihr einen Datenschutzbeauftragten, wenn ihr regelmäßig besonders sensible Daten verarbeitet, zum Beispiel:

• Gesundheitsdaten (z.B. in der Selbsthilfe)
• Religionszugehörigkeit (z.B. in kirchlichen Vereinen)
• Daten von Minderjährigen (z.B. in der Jugendarbeit)

Was macht ein Datenschutzbeauftragter?

Wenn ihr einen Datenschutzbeauftragten braucht, solltet ihr die Aufgaben klar abstecken. Das vermeidet Missverständnisse und macht die Zusammenarbeit einfacher.

Hauptaufgaben

• Berät den Vorstand in Datenschutzfragen
• Schult Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Überwacht die Einhaltung der Datenschutzregeln
• Ist Ansprechperson für Mitglieder und Behörden

Wichtig zu wissen:

• Die Verantwortung für den Datenschutz bleibt beim Vorstand. Die oder der Datenschutzbeauftragte berät nur und unterstützt.
• Die oder der Datenschutzbeauftragte ist keine IT-Administratorin. Die Verantwortung für technische Maßnahmen bleibt beim Vorstand.

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Die oder der Datenschutzbeauftragte muss kein Experte sein. Wichtiger sind Zuverlässigkeit und gesunder Menschenverstand. Hier seht ihr, wer sich eignet – und wer nicht.

Diese Voraussetzungen sollte die Person mitbringen:

• Grundkenntnisse in Datenschutz (kein Experte nötig)
• Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
• Zeit für die Aufgabe (etwa 2-4 Stunden im Monat)
• Keine Interessenkonflikte

Wer kommt NICHT in Frage:

• Vorstandsmitglieder
• Kassenwartinnen und Kassenwarte
• IT-Administratorinnen und -Administratoren
• Webmaster

So findet ihr die richtige Person

Bei der Suche habt ihr zwei Möglichkeiten: Eine Person aus dem Verein beauftragen oder externe Hilfe holen. Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.

Option 1: Intern besetzen

Vorteile:

• Kennt den Verein
• Meist kostenfrei
• Direkte Kommunikation

Nachteile:

• Braucht Schulung
• Zeitaufwand für Ehrenamtliche

Option 2: Extern beauftragen

Vorteile:

• Professionelle Beratung
• Keine Schulung nötig
• Unabhängige Sichtweise

Nachteile:

• Kostet Geld (ca. 50-150€/Monat)
• Kennt Verein nicht so gut

Praktische Umsetzung

Habt ihr eine geeignete Person gefunden, sind nur noch wenige formale Schritte nötig. Diese Checkliste führt euch sicher durch den Prozess.

So geht ihr vor:

1. Prüfen, ob Datenschutzbeauftragter nötig ist
2. Person auswählen
3. Schriftlich bestellen
4. Bei Aufsichtsbehörde melden
5. Kontaktdaten auf Website veröffentlichen

Mini-Checkliste für die ersten 100 Tage

✅ Überblick über Datenverarbeitung verschaffen

✅ Verarbeitungsverzeichnis prüfen

✅ Team über Ansprechperson informieren

✅ Erste Schulung planen

✅ Kontakt zur Datenschutzbehörde aufnehmen

Praxistipp: Verwendet für die E-Mail-Adresse eures Datenschutzbeauftragten eine Funktionsadresse wie datenschutz@vereinsname.de – so bleibt die Adresse auch bei Personalwechsel gleich.