Öffentlichkeitsarbeit im Verein: Grundlagen und Erfolgsfaktoren

Die Videoplattform TikTok ist gerade bei Menschen unter 25 Jahren total angesagt? Das muss nicht unbedingt heißen, dass sie die richtige Wahl für eure Öffentlichkeitsarbeit ist. Eine gute Kommunikation entsteht, wenn ihr euch in die Menschen hineinversetzt, die ihr erreichen wollt (eure Zielgruppen) – und dabei gleichzeitig beachtet, was für euch machbar ist.

Wie das genau geht? Hier bekommt ihr Tipps zu zielgruppengerechter Kommunikation.

Vereine versprechen sich manchmal viel davon, an möglichst vielen Stellen sichtbar zu sein, also möglichst viele Kommunikationskanäle zu nutzen. Braucht ihr wirklich eine Homepage, einen Newsletter, einen Flyer, Aushänge, einen eigenen Podcast, Pressearbeit und ein Profil auf Instagram, Facebook und TikTok? Nein, nicht unbedingt.

Denn bei Kommunikationskanälen gilt: Im Zweifel ist weniger mehr. Lieber wenige Kanäle, die gut gepflegt sind, als viele, die euch überfordern. Denn ein Social-Media-Account, auf dem ihr nur zweimal im Jahr etwas posten könnt, bringt euch nicht viel Sichtbarkeit – ein zweimal im Jahr platzierter Aushang in der Gemeinde vielleicht schon! Entscheidend ist die Frage, ob die Engagierten es tatsächlich schaffen, einen Kanal gut zu pflegen, das heißt ihn regelmäßig zu aktualisieren und Inhalte zu veröffentlichen.

Welche Kommunikationskanäle gibt es und was ist dabei wichtig? Hier findet ihr eine Übersicht Kommunikationskanäle für die Öffentlichkeitsarbeit.

Öffentlichkeitsarbeit muss nicht für jeden Anlass gleich aussehen. Zu eurem Sommerfest möchtet ihr vielleicht nur Mitglieder und Förderer des Vereins einladen. Anders ist es bei einem Vortragsabend, den ihr veranstaltet: Hier soll der Saal mit 100 Plätzen voll werden.

Die Öffentlichkeitsarbeit für diese beiden Anlässe darf unterschiedlich sein:

• Beim Sommerfest reicht vielleicht der Aufruf über Rundmail und die Vereins-Chatgruppe.
• Beim Vortrag braucht es zusätzlich zum Beispiel Informationen auf der Homepage, eine kurze Pressemitteilung zur Ankündigung und ein Plakat.

Überlegt, welche Kommunikationsmaßnahmen für eure Anlässe erfolgversprechend sind. Womit habt ihr gute Erfahrungen gemacht?

Tipp Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan hilft dabei, euch zu erinnern, welche Kommunikationskanäle ihr bei wiederkehrenden Anlässen pflegen wollt – und er sichert das Wissen im Verein, falls die Zuständigkeit einmal wechseln sollte. Dafür reicht eine einfache Tabelle, hier ein Beispiel:

Für alle eure Kommunikationskanäle braucht ihr Inhalte: Texte, Fotos und vielleicht auch Videos. Bezieht in eure Überlegungen mit ein, wie diese Inhalte entstehen sollen.

• Wer macht Fotos?
• Wer macht ein Video?
• Wer schreibt einen Text?

Gerne könnt ihr auch ein KI-Tool (z.B. ChatGPT oder Claude.ai) nutzen, um euch beim Schreiben helfen zu lassen. Bedenkt aber: Der Text sollte am Ende die Zielgruppe gut ansprechen. Macht notfalls einen ersten Entwurf mit der KI und ändert ihn nach euren Bedarfen ab.

Gute Inhalte sehen so aus:

• Sie schaffen einen Nutzwert für die Zielgruppe, knüpfen an ihren Alltag an, lösen ein Problem der Zielgruppe, transportieren Emotionen oder erzählen etwas Neues.

• Sie sind kurz und knackig, enthalten nur die wesentlichen Informationen (W-Fragen):

  • Wer? Für wen?
  • Was?
  • Wo?
  • Wann?
  • Wozu?
  • Wie?
• Die für die Zielgruppe wichtigsten Informationen stehen ganz am Anfang des Beitrags.
• Sie öffnen ein Fenster in euren Verein: Menschen von außen können sich durch diese Inhalte konkret vorstellen, wer bei euch was macht, was genau passiert und warum das für sie selbst interessant sein könnte.

Überprüft KI-generierte Texte: KI erzeugt meistens neben den Infos auch viele inhaltsleere Floskeln und manchmal sogar Fehlinformationen. Kürzt alles Unnötige heraus. Versucht außerdem, euren Befehl (Prompt) von vornherein gut zu formulieren und beschreibt euer Vorhaben und die Hintergründe möglichst genau: z.B. „Schreibe diesen Text für die Zielgruppe XY“. „Schreibe denselben Text noch einmal kürzer.“ „Schreibe eine Veranstaltungsankündigung für die Zeitung mit den folgenden Informationen [Liste einfügen]. Schreibe ihn so, als seist du eine erfahrene Journalistin.

Merksatz für gute Prompts: Wer schreibt was, für wen, in welchem Zusammenhang und mit welchem Ziel?

Bei den Entscheidungen für Kommunikationskanäle sind auch rechtliche Aspekte zu beachten. Eine vollständige Website braucht beispielsweise ein Impressum, einen Datenschutzhinweis und ggf. ein Cookie-Banner. Bei der Entscheidung für Chatgruppen ist der Datenschutz zu beachten. Wenn ihr Fotos verwendet, sind Urheberrechte und Persönlichkeitsrechte einzubeziehen.

Aber keine Panik! Alle diese Fragen lassen sich klären. Wichtig ist, dass ihr euch als Verein bewusst für Kanäle entscheidet und dass euer Vorstandsteam bei der Einrichtung der Kanäle diese rechtlichen Fragen mitbedenkt. So können die Engagierten die Öffentlichkeitsarbeit reibungslos und ohne Sorgen betreiben.

Weitere Infos, wie ihr die Website sicher gestaltet, Rechte für Fotos klärt und welche Rahmenbedingungen ihr bei der Nutzung von Social Media beachten müsst, findet ihr auf der Website von digital verein(t).