Pressemitteilungen schreiben: Grundlage für alle Texte in der Öffentlichkeitsarbeit

Wenn ihr die Pressemitteilung nach „Presselogik“ aufbaut, macht ihr den Medien am wenigsten Arbeit damit und erhöht die Chance, dass das Thema berücksichtig wird. Die wichtigste Grundregel lautet: Das Wichtigste gehört nach vorn! So sieht ein guter Textaufbau aus:

Überschrift

Sie enthält die wichtigste Nachricht. Das ist das, was ihr einem Freund als Erstes über ein neues Thema erzählen würdet: „Hast du schon gehört, dass … ?“ Was ihr in diesem Satz ergänzen würdet, gehört in die Überschrift. Meist werden dadurch schon die Fragen Wer, Was, Wo oder Wann beantwortet.

Die Überschrift könnt ihr auch in den Betreff der E-Mail setzen, mit der ihr die Pressemitteilung an die Redaktion schickt – dann sieht die Redaktion auf den ersten Blick, worum es geht.

Beispiele für gelungene Überschriften:

• Neue Diabetes-Selbsthilfegruppe in Bayreuth trifft sich ab 5. August monatlich
• Traditionsverein erweitert Angebot: Ab Herbst Yoga-Kurse beim TSV Obernbach
• Generationswechsel: Im Vorstand der Ansbacher Schützen übernehmen jetzt zwei junge Frauen
• Feuerwehrfest am 25. Juli bietet Kinderprogramm, Verpflegung und Bandauftritte

Vorspann

Der Vorspann der Pressemitteilung sollte einen Absatz lang und fett formatiert sein. Hier beantwortet ihr kurz die W-Fragen: Wer, Was, Wo, Wann und evtl. auch Wie oder Wozu. Ihr müsst nicht alle Details einbauen, sondern nur das Wichtigste kurz zusammenfassen. Was ist das Wichtigste? Bietet das, was die Menschen, an die ihr euch mit der Nachricht wendet, als Erstes brauchen, um die Nachricht zu verstehen und interessant zu finden.

Hauptteil

Hier habt ihr Platz für mehr Details und Hintergründe. Wie ist es zu dem Thema gekommen? Wie läuft das Ganze ab? Was gibt es noch zu erzählen? Wer ist noch beteiligt? An wen wendet sich das Angebot, die Veranstaltung oder das Thema? Warum teilt der Verein das mit? Wozu dient das Angebot, die Veranstaltung oder das Thema? Beantwortet diese Fragen möglichst knapp und so, dass die Menschen, die ihr mit der Nachricht erreichen wollt, alle wichtigen Infos erhalten.

Abspann (Service-Infos)

Hier könnt ihr alles bündeln, was Menschen brauchen, um sich anzumelden oder sich weiter über das Thema der Pressemitteilung zu informieren, zum Beispiel:

• Die genaue Adresse eines Veranstaltungsortes
• Öffnungszeiten
• Kontaktdaten von Ansprechpersonen
• Informationen zum Anmelde-Verfahren
• Ein Hinweis auf weitere Infos, z.B. auf der Website

Infos für die Redaktion

Am Ende der Pressemitteilung sollten Informationen stehen, die sich nur an die Redaktion wenden, aber eigentlich nicht zum Text der Pressemitteilung gehören.

• Optional: Ein Absatz über euren Verein und seine Arbeit (falls ihr noch nicht so bekannt seid)
• Wichtig: Kontaktdaten einer Ansprechperson für weitere Fragen zum Thema
• Wichtig: Eine beschreibende Bildunterzeile zum mitgeschickten Foto (Wer oder was ist abgebildet? Wer hat das Foto gemacht?)

Wenn ihr Mitglieder einer Redaktion zu einer Veranstaltung einladen wollt, reicht auch die Kurzform der Pressemitteilung, die so genannte Presseeinladung. Sie richtet sich nur an die Redaktion und wird nicht als Thema ins Medium aufgenommen. Mit folgendem Aufbau habt ihr alles Wichtige drin:

• Worddokument oder Text direkt in E-Mail kopieren, keine pdf-Dateien! So macht ihr der Redaktion die Bearbeitung leichter.
• Bei Textdateien nur übliche Dateiformate verwenden: .doc, .docx, .odt
• Pressemitteilungen und Presseeinladungen immer per E-Mail, nie als Brief zustellen
• Pressemitteilung: Textlänge max. 3000 Zeichen inkl. Leerzeichen
• Aussagekräftigen E-Mail-Betreff wählen (z.B. Überschrift des Textes)
• Pressemitteilungen immer an das allgemeine Redaktions-Postfach schicken
• Ihr könnt Pressemitteilungen an mehrere Redaktionen gleichzeitig schicken: Setzt die E-Mail-Adressen dann in das Feld bcc im Mailprogramm!
• Beste Versandzeit: vormittags
• Presseeinladungen mit ca. 2 Wochen Vorlauf verschicken
• Pressemitteilungen bei Ankündigungen mit ca. 2 Wochen Vorlauf, bei Berichterstattung über Vergangenes direkt nach dem Anlass verschicken

Tipps zu Fotos für die Presse

• Ein Foto erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass euer Thema berücksichtigt wird
• Beste Motive: Menschen und Gesichter, Action
• Achtet auf ein dichtes Bild mit wenig aussageleerem Raum (z.B. Himmel, Wand, Boden weglassen)
• Auf Qualität achten (mind. 1 MB, scharf, gut belichtet)
• Übliche Dateiformate nutzen (jpg, jpeg, png)
• Bildunterzeile mitschicken (s.o. bei Aufbau der Pressemitteilung)
• „Bildunterzeile: Hier steht, was abgebildet ist. Foto: Name der/des Urheber:in“

• Eine Pressemitteilung ist immer ein Themenangebot: Redaktionen dürfen es auch ablehnen und die Texte nach ihren Bedarfen verändern oder kürzen
• Zeitung/Online-Nachrichtenportal: Eure Pressemitteilung wird direkt übernommen oder ist Informationsgrundlage für eine eigene Berichterstattung des Mediums
• Radio/Podcast: Teile der Pressemitteilung werden für Radionachrichten verwendet oder ihr bekommt eine Interviewanfrage für einen eigenen Audiobeitrag des Mediums
• Fernsehen/Videoformat: Die Pressemitteilung dient als Informationsgrundlage, ein Team kommt ggf. zu euch zum Drehen
• Geeignete Interviewpartnerinnen oder -partner bereithalten: Schickt schon mit der Pressemitteilung Kontaktdaten mit oder überlegt euch, wer ggf. vor dem Mikrofon oder der Kamera Auskunft geben kann.