Überblick: Digitale Vereinsarbeit & Datenschutz

Unser Ansatz: Machbar statt perfekt

Im Vereinsalltag muss Datenschutz praktikabel sein. Wir konzentrieren uns bewusst auf Maßnahmen, die ihr mit normalem technischem Verständnis und ohne IT-Expertenwissen umsetzen könnt. Lieber wenige Schritte richtig machen, als an perfekten, aber komplizierten Lösungen scheitern. Bei komplexeren Themen zeigen wir euch, wo ihr Unterstützung finden könnt.

Digitale Werkzeuge sicher nutzen

Was ihr wissen müsst

Nicht jedes kostenlose Tool im Internet ist für Vereinsdaten geeignet. Achtet bei der Auswahl auf:

• Bekannte, seriöse Anbieter (Microsoft, Google, Apple oder Open Source)

Praxistipp: Für kostenlose, DSGVO-konforme, Open-Source-Alternativen schaut mal beim Infopool von “digital verein(t)” vorbei.

• Kostenlose Versionen für Vereine (viele Anbieter bieten das)
• Verständliche Datenschutzerklärung in deutscher Sprache
• Einfache Bedienung für alle im Team

So geht ihr vor

• Überlegt gemeinsam: Was brauchen wir wirklich?
• Testet kostenlose Versionen bekannter Anbieter
• Fragt andere Vereine nach Empfehlungen
• Erklärt neuen Nutzern die wichtigsten Funktionen

Cloud-Speicher & Online-Ablage

Die sichere Cloud für Vereine

• Diese Anbieter sind für die meisten Vereine gut geeignet:
• Microsoft OneDrive (oft kostenlos für Vereine)
• Google Drive (15 GB kostenlos)
• Dropbox (2 GB kostenlos)

Praxistipp: Für kostenlose, DSGVO-konforme, Open-Source-Alternativen schaut mal beim Infopool von “digital verein(t)” vorbei.

Darauf solltet ihr achten

So bleibt eure Cloud sicher:

• Nutzt starke Passwörter (mindestens 12 Zeichen, Zahlen, Sonderzeichen)
• Gebt nur den Zugriff, den jemand wirklich braucht
• Löscht regelmäßig nicht mehr benötigte Dateien
• Speichert besonders vertrauliche Daten (z.B. Gesundheitsdaten) nicht in der Cloud

Messenger & Videokonferenzen

Alternative zu WhatsApp & Co.

• WhatsApp ist praktisch, aber für Vereinskommunikation nicht ideal. Diese Alternativen sind besser:
• Signal (komplett kostenlos, sehr sicher)
• Threema (einmalig ca. 4€, made in Switzerland)
• Element (kostenlos, Open Source)
• Telegram (kostenlos, große Gruppen möglich)

Online-Meetings sicher gestalten

So macht ihr eure virtuellen Treffen sicher:

• Nutzt bekannte Anbieter wie Zoom oder Microsoft Teams
• Verteilt den Meeting-Link nicht öffentlich
• Aktiviert einen Warteraum für Teilnehmer
• Verzichtet wenn möglich auf Aufzeichnungen

E-Mail & Newsletter

Sicherer E-Mail-Verkehr

Diese einfachen Regeln machen eure E-Mails sicherer:

• Bei Rundmails immer BCC benutzen
• Keine sehr vertraulichen Infos per E-Mail verschicken
• Vorsicht bei E-Mail-Anhängen
• Regelmäßig den Posteingang aufräumen

Newsletter richtig versenden

Beim Newsletter-Versand müsst ihr beachten:

• Nur an Mitglieder versenden, die zugestimmt haben
• Abmelde-Link in jeden Newsletter stellen
• Absender und Vereinsadresse angeben
• Einwilligungen dokumentieren (einfache Liste reicht)

Social Media & Website

Datenschutz auf eurer Website

Das braucht eure Website:

• Impressum mit allen Pflichtangaben
• Datenschutzerklärung (Vorlagen gibt’s im Netz)
• Sichere Verbindung (erkennbar am Schloss-Symbol)
• Hinweis auf Cookies (viele Website-Anbieter bieten das automatisch)

Social Media richtig nutzen

Darauf müsst ihr in sozialen Medien achten:

• Fotos nur mit Einwilligung posten
• Keine privaten Daten veröffentlichen
• Bei Kinderfotos besonders vorsichtig sein
• Regelmäßig die Kommentare prüfen

Vereinsarbeit von zuhause

Sicher von zuhause arbeiten

So schützt ihr Vereinsdaten im Homeoffice:

• Bildschirm sperren beim Weggehen (Windows-Taste + L)
• Vereinsunterlagen nicht offen liegen lassen
• Vertrauliche Dokumente wegschließen
• Familie/Mitbewohner können nicht mitlesen

Private Geräte nutzen

• Wenn ihr eure privaten Geräte für den Verein nutzt:
• Virenschutz installieren (kostenlose Version reicht)
• Regelmäßig Updates machen
• Vereinsdokumente in separatem Ordner speichern
• Vorsicht bei öffentlichem WLAN

Mini-Checkliste: Das Wichtigste im Überblick

Das Minimum für mehr Sicherheit:

☐ Gute Passwörter für alle Zugänge

☐ Wichtige Daten regelmäßig sichern

☐ Zugriffe klar regeln: Wer darf was?

☐ Team über die wichtigsten Regeln informieren

Regelmäßig prüfen:

☐ Sind alle Passwörter noch sicher?

☐ Haben Ex-Mitglieder noch Zugriff?

☐ Funktionieren die Datensicherungen?

☐ Sind die Datenschutzhinweise aktuell?